Слияние
Серийное письмо представляет собой документ, содержащий постоянный текст и поля подстановки, заполняемые из источника данных (базы данных).
Серийное письмо состоит из трёх файлов:
- Основное письмо – неизменяемая часть
- Источник данных – данные для подстановки
- Результат слияния – документ, объединяющий основное письмо и источник данных. Количество экземпляров в серийном письме соответствует количеству отобранных для объединения записей.
Сервис – Письма и рассылки – Слияния…
Этапы создания серийного письма
- Выбор типа документа
- Выбор документа
ü Текущий
ü Шаблон
ü Существующий
- Выбор получателей
ü Создание списка
ü Использование списка
ü Контакты OutLook
- Создание основного письма
- Объединение основного письма и источника данных
Выбор документа и его типа
1 действие 2 действие 3 действие
Создание источника данных
Открывается пустая форма
Заполнить поля формы или нажать кнопку Настройка… для переименования, добавления, удаления или изменения порядка следования
Удалить лишние поля, добавить новые и изменить порядок следования позволяет окно настройки списка адресов
Для внесения изменений в базу данных нажать кнопку Изменить…
Примечание:
Поля Фамилия и Имя содержат данные в именительном падеже
Поля Фамилия2 и Имя2 содержат данные в дательном падеже, которые необходимы для правильного обращения в тексте письма
Создание основного письма
Набрать текст письма
Директору «Организация»
Г. «Фамилия2»
Уважаемый «Обращение» «Имя» «Фамилия» приглашаем Вас посетить нашу выставку. Время работы с 10:00 до 20:00. Выставка проходит в Конногвардейском манеже. Запись по телефону 123-45-67 в удобное для Вас время.
С Уважением Ген.Директор Иванов И.И.
Для вставки данных из источника данных нажать кнопку Вставить поле слияния и выбрать необходимое поля для включения соответствующего значения в создаваемый документ
Для вставки вежливого обращения к мужчине или женщине использовать поле Word IF-THEN-ELSE, выбрав из списка Добавить поле Word
Для просмотра результата слияния можно воспользоваться кнопкой “поля/данные” и кнопками перехода по записям
Для редактирования базы данных используется кнопка Адресаты слияния
Ссылка Изменить список… позволяет открыть окно базы данных для отбора необходимых записей для внедрения в серийные письма
Кнопка Исключить получателя