Методические указания по работе с СУБД MS ACCESS
 
Условные обозначения
 
БД – база данных
 
СУБД – система управления базой данных
 
DAO(Data Access Object) – объект доступа к данным
 
1с (click) – одиночный щелчок левой кнопкой мыши;
 
2с (2 click) – двойной щелчок левой кнопкой мыши;
 
к.з. – контекстно зависимое меню ( открывается 1с правой кнопкой мыши на соответствующем объекте);
 
курсивом обозначены пункты и подпункты системного меню ACCESS
 
кн. – кнопка
 
Ctrl+N – одновременное нажатие клавиши Ctrl и клавиши с символом N
 
ПИ – панель инструментов
 
ПЭ – панель элементов
 
ЭУ – элемент управления
 
Оглавление

1. Запуск ACCESS…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5

2. Создание новой БД…………………………………………………………………………………………………………………………. 5

3. Таблицы……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5

3.1. Создание структуры таблицы……………………………………………………………………………………………………… 5

3.2. Загрузка таблицы данными…………………………………………………………………………………………………………. 8

3.3. Модификация структуры таблицы…………………………………………………………………………………………….. 9

3.4. Работа с макетом таблицы…………………………………………………………………………………………………………… 9

3.5. Схема данных……………………………………………………………………………………………………………………………….. 10

3.6. Печать таблицы……………………………………………………………………………………………………………………………… 11

4. Запросы………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 11

4.1.Типы запросов………………………………………………………………………………………………………………………………… 12

4.2.Создание QBE-запроса…………………………………………………………………………………………………………………. 12

4.3. Заполнение бланка запроса………………………………………………………………………………………………………. 13

4.4. Работа с построителем выражений…………………………………………………………………………………………. 14

4.5. Редактирование запроса…………………………………………………………………………………………………………….. 16

4.6. Печать динамического набора данных………………………………………………………………………………….. 16

4.7. Примеры запросов………………………………………………………………………………………………………………………… 16

4.7.1. Запрос на выборку данных……………………………………………………………………………………………………….. 17

4.7.2.Запрос с параметром (параметрический запрос)………………………………………………………………….. 18

4.7.3. Запрос на создание таблицы…………………………………………………………………………………………………… 19

4.7.4. Запросы на изменение данных……………………………………………………………………………..

Основы языка запросов JET – SQL
 
Методические материалы
 
Оглавление
 
Введение. 2
 
Типы запросов: 4
 
Правила построения выражений. 4
 
Функции. 5
 
Запросы на выборку данных. 6
 
Задание псевдонимов для полей. 7
 
Создание в запросах вычисляемых полей и использование функций. 7
 
Предложение WHERE.. 8
 
Запрос с параметром (параметрический запрос) 8
 
Предложение GROUP BY.. 9
 
Предложение HAVING.. 10
 
Предложение ORDER BY.. 11
 
Запросы на создание таблицы.. 12
 
Запросы на изменение данных. 12
 
Запросы на добавление записей. 12
 
Запросы на удаление записей. 13
 
Запросы на обновление (корректировку) данных. 13
 
Многотабличные запросы.. 13
 
Перекрестные запросы.. 14
 
Использование псевдонимов для таблиц. 15

Подчиненные (вложенные или подзапросы) запросы.. 15

Подзапросы, возвращающие одну строку. 16

Подзапросы возвращающие более одной строки. 16

Операторы ALL, ANY и SOME.. 17

Операция NOT IN.. 18

Использование подзапросов в предложении HAVING.. 18

Вложенность подзапросов. 18

Основные правила при формировании вложенных подзапросов. 18

Операторы EXISTS и NOT EXISTS. 19

Управляющие запросы.. 20

Создание таблицы.. 20

Модификация структуры таблицы.. 22

Создание индекса. 22

Удаление таблицы или индекса. 23

Объединение запросов. 23

Пример создание структуры таблиц и схемы данных операторами SQL. 24

Введение

В данной работе рассматривается стандарт языка запросов, реализованный в среде Access. Предлагаемые в работе примеры используют учебную базу данных, содержащую таблицы детали, поставщики, поставки, сотрудники и отделы. Схема данных представлена на рис. 1.

Рис. 1. Схема данных

С помощью запросов можно производить поиск, отбор и простейшую обработку данных. Запрос может быть сформулирован в среде ACCESS на двух языках:

• QBE (Query By Example) – язык запросов по примеру (образцу), предназначенный для пользователей – не программистов.
• SQL (Structured Query Language) – структурированный язык запросов, используемый пользователями – программистами в программах приложений на VBA (Visual Basic for Application). Язык SQL имеет большие возможности по сравнению с языком запросов QBE. Это означает, что все, что можно сформулировать на языке QBE, можно сформулировать и на SQL, но не наоборот. Например, язык QBE не позволяет создавать и редактировать структуру таблицы и пр.

SQL представляет собой набор команд, который функционально полно обеспечивает все потребности технологии ведения БД, а именно:

— определение данных

— получение (выборку) данных из БД

— манипулирование данными

— поддержание целостности данных

— защиту данных от несанкционированного доступа.

Особенности SQL:

— англо-подобный язык

— непроцедурный язык

В процессе

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие ………………………………………………………….. 1. Общие положения по выполнению курсовой работы ………… 5
1.1. Основные понятия и область применения баз данных … 5
1.2. Цели, задачи и порядок выполнения курсовой работы …. 7
1.3. Структура и содержание курсовой работы ………………. 9
2. Типовое задание для курсовой работы …………………………. 11
2.1. Информационная система «Отдел сбыта продукции предприятия» …………………………………………………………… 12
2.2. Список специальных терминов, используемых в задании 23
2.3. Ограничения предметной области ………………………… 22.4. Описание функционирования отдела сбыта …………….. 26
3. Индивидуальные задания на курсовую работу ……………….. 27
4. Упражнения для самостоятельной работы с базами данных … 60
4.1. Создание базовых таблиц ………………………………….. 60
4.2. Создание межтабличных связей ………………………….. 63
4.3. Создание запроса на выборку ……………………………… 64.4. Создание запросов «с параметром» ………………………. 66
4.5. Создание итогового запроса ……………………………….. 68
Приложение 1. Общие требования к курсовым работам на факультете аэрокосмических приборов и систем …………………… 71
Приложение 2. Положение о защите курсовой работы ………… 78
Приложение 3. Образец титульного листа курсовой работы ….. 81
Приложение 4. Пример выполнения курсовой работы …………. 82
Библиографический список ………………………………………… 100

ПРЕДИСЛОВИЕ

Целью данного практикума является обучение студентов основным практическим приемам работы с СУБД Access. В процессе выполнения курсовой работы решается небольшая, но близкая к реальной задача по автоматизации документооборота отдела сбыта виртуального промышленного предприятия, производящего приборное
оборудование. Несмотря на использование в заданиях на курсовую
работу типовых документов, все численные характеристики рассматриваемого производства являются условными, а все возможные совпадения с реальными предприятиями — случайными.
Материал предлагаемого практикума соответствует программе дисциплины «Информационные технологии» специальности 061100
и «Информационные технологии в приборостроении» специальности 551500 по направлению «Приборостроение».
При составлении текстов заданий использованы материалы других изданий: «Методические рекомендации и задания по дисциплине “Экономическая информатика и вычислительная техника”»
(СПбУЭиФ, 1993) и «Методические указания и задания для выполнения курсовой работы по дисциплине “Информатика”» (СПбУЭиФ,
2005).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

1.1. Основные понятия и область применения баз данных

Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления
организацией. Совершенствование форм и методов управления происходит

ОГЛАВЛЕНИЕ

База данных  ГОСТИНИЦА  в среде Excel 2

Регистрация клиентов. 3

Просмотр данных. 7

Поиск и редактирование данных. 9

Корректировка и удаление записей. 15

База данных  ГОСТИНИЦА  в среде Excel

База данных содержит одну таблицу с данными клиентов гостиницы (рис.1). Полями таблицы являются:

−             Фамилия клиента;

−             Имя клиента;

−             Пол клиента;

−             Тип номера, в котором проживает клиент;

−             Оплачено – логическое поле, в которое вводится слово «да», если клиент оплатил проживание в гостинице, и «нет» – иначе;

−             Паспорт сдан – логическое поле, принимающее два значения «да» или «нет»;

−             Продолжительность проживания (в сутках).

На листе имеется кнопка работа с БД, с помощью которой пользователь может начать работать с базой данных.

Рис.1 Лист с данными и кнопкой работа с БД

По кнопке работа с БД открывается форма Гостиница, которая содержит кнопочное меню, позволяющее выбрать режим работы с базой данных (рис.2):

−             Регистрация клиентов (кнопка по имени CommandButton1(свойство Name);

−             Просмотр данных (кнопка по имени просмотр);

−             Поиск и редактирование данных (кнопка по имени поиск_редактирование).

Кнопка Конец работы (имя кнопки CommandButton2) позволяет завершить работу с приложением без выхода из Excel.

Кнопка Выход из Excel (имя кнопки конец) позволяет завершить работу с приложением и выйти из Excel.

Рис.2. Форма Гостиница

Рассмотрим каждый режим подробнее.

Регистрация клиентов

Регистрация клиентов состоит в добавлении нового клиента в таблицу с данными.

Для этого нужно создать форму, которой статически, т.е. из окна свойств (рис.4), дать имя (свойство Name) Регистрация.

Рис.3. Форма Регистрация

Рис.4. Фрагмент окна свойств для формы Регистрация

На форму Регистрация нанесены следующие элементы:

• Надписи (элементы Label):

−              , которой дано имя (свойство Name) надпись

• , которой дано имя надпись_ред_уд
• Кнопки (элементы CommandButton) с именами ок, отмена, корректировка, удаление, начало,

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1

Информационная система «Кодекс»: основные понятия

Цель работы: изучение структуры информационной системы «Кодекс»,
способа запуска программы, способа подключения томов базы данных, состава
главного меню, принципов поиска информации в информационной системе
«Кодекс».
1. Методические указания
Информационная система (ИС) «Кодекс» представляет собой обширную
электронную библиотеку правовой и экономической информации, содержащую
полные тексты законодательных и нормативных актов Российской Федерации,
документов региональных органов государственной власти, международных
соглашений, юридические комментарии, образцы договоров и деловых
документов, консультации, справочники, наиболее популярные экономические
и юридические периодические издания.
На сегодняшний день база данных «Кодекс» является одним из
крупнейших в России компьютерных банков правовой и экономической
информации. Общее количество содержащихся в информационных разделах
нормативных актов, тематических комментариев, консультаций, примерных
форм деловых и правовых документов и других информационных материалов
превышает миллион.
Современные сервисные возможности программного комплекса «Кодекс»
по достоинству оценены его многочисленными пользователями. Начиная с
версии 4.5 программный комплекс «Кодекс» является полностью 32-битным
приложением и позволяет реализовать все возможности современных 32битных операционных систем — Windows 9x/Me или Windows NT 4/2000/XP и
выше. Программный комплекс является полнофункциональным приложением
среды Windows, полностью поддерживающим стандартные средства работы с
интерфейсом Windows.
Подключаемые к программному комплексу информационные разделы
базы данных «Кодекс» образуют единое информационное гипертекстовое
пространство. В системе реализованы: мощные средства поиска
(универсальный атрибутный, интеллектуальный поиск — возможность запроса
к системе на естественном языке); сортировка и фильтрация выборок,
полученных в результате поиска; возможность помещать выборки и отдельные
информационные материалы в пользовательские папки и делать закладки в
текстах документов, что позволяет эффективно и творчески работать с базой
данных.
В системе реализован механизм защиты от несанкционированного
доступа, позволяющий защитить некоторые информационные продукты (том
или набор томов базы данных). Механизм реализуется в драйвере защиты,
который может инициализироваться при установке системы. Возможна защита
либо с привязкой к аппаратной конфигурации компьютера, либо с электронным
ключом.
ИС «Кодекс» позволяет пользователям реализовать полный комплекс
сервисных возможностей современных компьютеров, использовать

Вариант задания: №3
Цель лабораторной работы: Создать информационную систему «Приёмная комиссия университета».

Само задание:
Абитуриенты, поступающие в университет, представляют информацию о себе (заполняют заявление) и указывают факультет и специальность на которой они хотят обучаться. Один абитуриент имеет право одновременно поступать только на одну специальность. На каждую специальность есть свой набор вступительных экзаменов. Абитуриенты для сдачи экзаменов объединяются в группы. В одной группе могут находиться абитуриенты, поступающие на различные специальности, но при этом сдающие одинаковые экзамены. Один преподаватель может принимать экзамены по различным предметам. Один экзамен могут принимать несколько преподавателей.

Вариант 3.1
1. Найти абитуриентов, поступающих на заданный факультет (номер факультета – параметр запроса).
2. Найти все специальности (с указанием кафедры и факультета) для которых вступительным экзаменом является математика.
3. Для заданной специальности подсчитать среднюю оценку за каждый экзамен.
4. Назначить преподавателя на прием экзамена, при этом, если на этот экзамен еще не было назначено ни одного преподавателя, то не добавлять.
5. Удалить заданного преподавателя (ФИО – параметр запроса), если он не назначен ни на один экзамен.

Цель курсового проектирования – закрепление теоретиче-
ских знаний и навыков создания баз данных (БД), полученных
при изучении курса БД.

1. Примерный Перечень тем
для курсового Проекта
1. Приемная комиссия института.
2. оптовая фирма.
3. общежитие.
4. отдел кадров.
5. Магазин.
6. Аэропорт.
7. Больница.
8. Поликлиника детская/взрослая.
9. Стоматологическая поликлиника.
10. Билетная касса.
11. Школа.
12. Жилищная контора.
13. военкомат.
14. Совет ветеранов.
15. Склад.
16. Кинологический клуб.
17. Зоопарк.
18. Музей.
19. Продажа недвижимости (загородной/вторичное жильё в городе/новые квартиры).
20. Кладбище.
21. Трамвайный парк.
22. гостиница.
23. Турфирма.
24. Детский сад.
25. ветеринарная клиника.

2. структура Проекта
Курсовой проект выполняется по любой из предложенных
тем с использованием СУБД ACCESS. После выбора темы преподавателем выдается описание. Студентом изучается описание
предметной области и создается БД в соответствии с полученным
техническим заданием (см. Прил. 2). Пояснительная записка к
курсовому проекту должна содержать следующие разделы:
1. Титульный лист (см. Прил. 1).
2. Техническое задание.
3. реферат (до 0,5 листа).
4. Требования к аппаратному и программному обеспечению.
5. Системный анализ.
5.1. описание предметной области.
5.2. описание входных документов для заполнения БД.
5.3. определение пользователей.
5.4. определение запросов.
5.5. определение выходных документов.
6. инфологическая модель.
7. логическая модель (СУБД ACCESS).
7.1. Анализ функциональных зависимостей.
7.2. Нормализация отношений.
7.3. Создание схемы БД.
8. Создание интерфейса пользователя.
9. разработка таблиц.
10. Создание форм для ввода данных.
11. разработка запросов.
12. разработка отчетов.
13. Заключение.
14. Список используемой литературы.
Пояснительная записка должна быть выполнена в рукописном или печатном виде на листах формата А4.

3. оПисание разделов курсового Проекта
раздел «Титульный лист» оформляется в соответствии с требованиями университета
раздел «Техническое задание» содержит лист технического
задания, выданного и подписанного преподавателем с указанием
даты выдачи и подписью студента, поучившего задание.
раздел «реферат» содержит краткое описание назначения и
применения разработанной БД.

раздел «Требования к аппаратному и программному обеспечению» содержит информацию о необходимом аппаратном и
программном обеспечению для функционирования разработанной БД.
раздел «Системный анализ» включает:
– описание предметной области берется из описания предметной области, выданной преподавателем;
– описание входных документов для заполнения БД, содержащее название исходных бланков, анкет, документов, накладных
и т. д., являющихся источником получения информации, хранимой и обрабатываемой в БД.
– определение